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Offen und produktiv: Die Zukunft der internen Kommunikation

Vier Kollegen stehen an einem Tisch und diskutieren.

Privat haben wir unzählige Kanäle, die es uns erlauben, jederzeit unsere Ideen einzubringen und unsere Meinung zu sagen, uns zu beteiligen. Wir vernetzen unsere Geräte und unsere Accounts und verbinden so unter-schiedliche Lebensbereiche miteinander. Aber warum nur privat? Mit Studierenden genauso wie Mitarbeitern, die sich ganz selbstverständlich in sozialen Medien bewegen und ihren Alltag an vielen Stellen längst digitalisiert haben, geraten Hochschulen in Zugzwang – und können vom Potenzial der Digitalisierung durchaus profitieren. Zwei Trends, die Sie im Auge behalten sollten, sind das Social Intranet und der Digital Workplace. Sie können Arbeitsweisen und Organisationskultur positiv verändern.

Was ist so social am Social Intranet?

Das Intranet hat in vielen Organisationen und Unternehmen schon lange einen festen Platz. Doch während es bisher in der Regel den Charakter einer zentralen Informationswebsite hatte, auf die die Mitarbeiter wenig Einfluss haben, ist nun mit dem sozialen Aspekt eine neue, entscheidende Ebene hinzugekommen: der Dialog. Das bedeutet:

Grafik zum Thema Social Intranet

  • Die Vorteile des Social Intranets sind – wenn Organisationen sich konsequent darauf einlassen – überall zu spüren.
  • Der offene und transparente Dialog zwischen Management und Mitarbeitern wird möglich.
  • Wissen diffundiert über Abteilungsgrenzen hinweg, der Team-Austausch wird verstärkt, neuartige Perspektiven und Lösungen entstehen.
  • Prozessprobleme werden kollektiv erkannt und optimiert.
  • Aktuelle und relevante Information sind schnell auffindbar und langfristig verfügbar.
  • Personalisierte Daten erhöhen Relevanz und Komfort.
  • Die Unternehmenskultur wird erkennbar, Veränderungen können gezielt angeregt und eingeübt werden.

Was ist der Digital Workplace?

Zusammengefasst ist der Digital Workplace das zentrale Arbeitsmittel für alle Mitglieder der Organisation. Er tritt an die Stelle der vielen unterschiedlichen Systeme, die sich an Hochschulen möglicherweise über Fakultäten und Institute verteilen, bzw. bündelt diese.

Grafik zum Thema Digital Workplace

Ähnlich wie das Social Intranet bringt auch der Digital Workplace handfeste Vorteile mit:

  • Zentrale Verfügbarkeit von Arbeitsergebnissen durch rollenbasierten Zugriff
  • Flexibilisierung von Arbeitszeiten und Arbeitsorten
  • Effizienz durch Personalisierung: rollenbasiert oder individuell
  • Vernetzung von Inhalten und Produzenten zu ineinandergreifenden Abläufen macht die Organisation effizienter
  • Digital Convenience ist ein Erfolgsfaktor bei den Digital Natives und im Employer Branding.

Vor welchen Herausforderungen stehen Hochschulen?

Große, dezentrale Organisationen wie Hochschulen stehen vor einigen Herausforderungen, wenn sie ein Social Intranet oder den Digital Workplace einführen. Das fängt bei der markenkonformen, konsistenten Gestaltung an und hört bei der Digitalisierung von Prozessen noch lange nicht auf.

Strukturen aufbrechen: Noch immer gibt es Hochschulen, in denen die Organisationseinheiten die Struktur des Intranets vorgeben. Ziel sollte es sein, die dezentrale Organisation im Social Intranet aufzuheben. Dazu gehört auch, das Intranet über die Grenzen von Fakultäten und Instituten hinweg konsistent zu gestalten. Zudem muss klar geregelt sein, wer dafür sorgt, dass die Qualität stimmt. Ein Rollenkonzept – ebenfalls über Abteilungsgrenzen hinweg – schafft hier Klarheit. Ein eindeutiges Signal in Richtung neuer Strukturen wäre außerdem ein Single-Sign-On – ein Login, der für sämtliche Systeme gilt. Im Gegensatz zur herrschenden Realität, in der es für jedes Hochschulsystem neue Zugangsdaten gibt.

Mitarbeiter beteiligen: Ein Social Intranet steht im besten Fall auch für einen Kulturwandel. Dessen sollte sich eine Hochschule bewusst sein. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben hier die Möglichkeit, sich zu beteiligen, Einfluss zu nehmen und ihre Meinung zu äußern. Die Frage ist: Wie geht die Hochschule damit um? Hierauf braucht es eine Antwort, bevor das Social Intranet am Ende doch nur ein Intranet ist. Darüber hinaus ist ein Rollenkonzept notwendig, das festlegt, wer was bearbeiten kann, darf und soll.

Verwaltung digitalisieren: Urlaubsanträge und Reisekostenabrechnungen unterschreiben Vorgesetzte bis heute auf Papier? In vielen Hochschulen laufen noch längst nicht alle Verwaltungsprozesse digital ab. Vor der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen steht aber noch ein weiterer wichtiger Schritt: Die Prozesse an sich müssen eindeutig definiert sein und dürfen sich nicht überschneiden.

Auf zur neuen internen Kommunikation – Schritt für Schritt

Der Weg zur neuen, modernen internen Kommunikation ist also nicht unbedingt kurz. Es gibt so einiges zu bedenken, zu planen und zu organisieren. Sie müssen diesen Weg zu Social Intranet und Digital Workplace aber auch nicht heute und auf einmal gehen. Aber Sie sollten loslaufen. Bringen Sie die interne Kommunikation und die neuen Möglichkeiten ins Gespräch – bei Ihren Kolleginnen und Kollegen genauso wie auf der Führungsebene. Klären Sie, was realistisch ist, sowohl technologisch als auch mit Blick auf die Organisationskultur an Ihrer Hochschule realistisch ist. Und dann bringen Sie den Stein ins Rollen.

Beitragsbild oben: littlehenrabi / iStock

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bjoern.sonnenberg@aperto.com

<p>Björn Sonnenberg arbeitet als UX Designer bei Aperto. Seine Schwerpunkte sind Hochschulen und Öffentlicher Sektor.</p>